Het juiste kassasysteem kiezen is een beslissing waar elke KMO in de retail- of horecasector voorstaat. Een efficiënt kassasysteem kan in dat geval het verschil maken tussen een soepele dagelijkse operatie en onnodige hoofdpijn.
Een van de meest gestelde vragen hierover is: wat kost zo’n kassasysteem nu echt? En waar moet je rekening mee houden bij het maken van een keuze?
In deze blog gaan we dieper in op alles over kassasystemen. We bekijken de verschillende soorten, de bijkomende accessoires en software, en welke functionaliteiten nodig zijn voor jouw zaak. Lees verder en ontdek alles wat je moet weten om de perfecte keuze te maken.
Ontvang de #1 kassa checklist
Wat kost een kassasysteem?
De prijs van een kassasysteem kan sterk variëren, afhankelijk van je specifieke behoeften. Voor een basis kassa ben je ongeveer 800 tot 1000 euro kwijt. Heb je een meer geavanceerd systeem nodig met extra functies zoals voorraadbeheer, klantenbeheer of e-commerce integratie, dan kunnen de kosten oplopen tot enkele duizenden euro’s.
Het is belangrijk om niet alleen naar de initiële kosten te kijken, maar ook naar de langetermijninvesteringen zoals software, onderhoud en eventuele licentiekosten.
Kassa accessoires en software bepalen de totaalprijs
Bij het berekenen van de totaalprijs van je kassasysteem, spelen accessoires en software dus een bepalende rol. Denk aan accessoires zoals bonprinters, barcode scanners, betaalterminals en mobiele terminals. Elk van deze onderdelen voegt specifieke mogelijkheden toe die het leven makkelijker maken.
Daarnaast is de kassa software een belangrijke kostenfactor. Basispakketten zijn vaak goedkoper, maar bieden minder functionaliteiten en ondersteuning. Meer geavanceerde softwarepakketten met integraties voor bijvoorbeeld e-commerce en voorraadbeheer, brengen hogere kosten met zich mee, maar bieden ook veel meer waarde en mogelijkheden.
Verschillende soorten kassasystemen
Kassasystemen komen in verschillende soorten en maten, elk met hun eigen voordelen en nadelen.
Traditionele kassasystemen zijn vaak robuust en zeer eenvoudig in gebruik. Ze bieden dan ook weinig flexibiliteit, maar doen precies wat je van ze verwacht. Met een traditionele kassa verwerk je je verkopen en beheer je betalingen.
Een geavanceerd kassasysteem met elektronische kassa integreert verkooptransacties, voorraadbeheer en rapportage, en kan zowel hardware als software omvatten, vaak verbonden met andere bedrijfssystemen. Meestal zijn deze systemen uitgerust met een touchscreen kassa of tablet.
Het type kassasysteem dat het best bij je past, is dus afhankelijk van jouw zaak en behoefte. Wens je een eenvoudige kassa met manuele instellingen of kies je liever voor automatisatie en comfort? Wat je voorkeur ook mag zijn, zorg dat je goed nadenkt en alle aspecten overweegt.
Wat kost een kassasysteem: Waarmee moet je rekening houden?
Bij het aanvragen van een prijsopgave voor een kassasysteem zijn er verschillende factoren waarmee je rekening moet houden. Hoeveel snufjes en gadgets heb je nodig om vlot te kunnen werken?
Daarnaast moet je ook letten op mogelijke verborgen kosten, zoals installatiekosten, onderhoudscontracten en softwarelicenties.
Ontvang de #1 kassa checklist
Welke kassa hardware heb je nodig?
De hardware van je kassasysteem is minstens zo belangrijk als de software. Afhankelijk van je zaak heb je verschillende apparaten nodig om je kassa compleet te maken. Een basis set-up kan voldoende zijn voor de één, maar niet voor de ander.
We sommen hier enkele hardware mogelijkheden op zodat je zelf kunt beslissen wat jij nodig hebt.
Touchscreen kassa
Een touchscreen kassasysteem biedt een moderne en gebruiksvriendelijke interface die de efficiëntie van je personeel kan verhogen, in tegenstelling tot traditionele kassa’s. Deze kassa’s zijn vaak intuïtief en snel, waardoor transacties soepel verlopen.
Touchscreen kassa’s kunnen eenvoudig aangepast worden, met mogelijkheden voor op maat gemaakte knoppen en menu’s. Dit zorgt ervoor dat je personeel minder tijd kwijt met zoeken. Handig!
Een touchscreen kassa bij KMO Shops bestaat uit een tablet die is uitgerust met het POS systeem van KMO Shops. In deze kassa-app verwerk je snel alle transacties en bekijk je je rapportages in een gebruiksvriendelijke module.
Kassalade
Bewaar je cash geld in je winkel, dan is een kassalade zeker geen overbodige luxe. Dit zorgt er voor dat je steeds alles veilig kunt opbergen. Zowel in de retail als de horeca vormt dit een van de basis stukken van elk kassasysteem. Het is voor veel ondernemers een belangrijke investering in veiligheid en efficiëntie.
Verschillende locaties
Meerdere locaties betekent meerdere kassa’s. Je beheert deze kassa het liefst in een centraal en overzichtelijk systeem. Wanneer je plannen hebt om uit te breiden is het goed om hier rekening mee te houden vanaf het begin. Als je volledig kassasysteem moet vervangen worden wanneer je wilt uitbreiden is dat niet zo handig.
Je kassa uitbreiden verloopt het best modulair zodat je steeds kunt groeien wanneer je zaak dat nodig heeft.
Mobiele terminals
Mobiele terminals en draagbare units zijn erg handig wanneer je graag met je kassa wilt rondlopen. Dit is uiteraard handig in een horeca setting, maar ook in een retail omgeving kan dit erg waardevol zijn. Denk maar aan stocktellingen, of bij één-op-één salesgesprekken in een winkelruimte. Zo kan de klant rustig afrekenen bij de verkoper zonder aan te schuiven aan de kassa.
Betaalterminals
Een betaalterminal is een essentieel onderdeel van elk modern kassasysteem. Hiermee kunnen klanten snel en eenvoudig, je raadt het nooit, betalen. Er zijn verschillende soorten betaalmogelijkheden beschikbaar, van vaste terminals die aan de kassa tot draadloze modellen.
Kies voor een terminal die past bij je klanten. Zorg ervoor dat ze alle vrijheid hebben om te betalen op de manier dat ze dat het liefst doen. Denk dus naast de standaard transactieverwerkers ook aan Payconiq, Bancontact, PayPal, Google Pay en Apple Pay.
Bonprinters
Hoewel je tegenwoordig ook in een fysieke winkel vaak de mogelijkheid hebt om je ticketje te mailen, is een bonprinter nog steeds onmisbaar in veel gevallen. Als je er zo eentje nodig hebt binnen je kassasysteem dan is het goed om ook deze kost op te nemen in je raming.
Barcode scanner
Met een barcode scanner kunnen producten snel worden ingevoerd in het kassasysteem, wat fouten vermindert en de efficiëntie verhoogt. Er zijn verschillende soorten scanners beschikbaar, zoals handscanners, draadloze scanners en vaste scanners.
In een retail zaak is een barcodescanner onmisbaar. Het zorgt voor een verhoogde productiviteit en een beter voorraadbeheer.
Ontvang de #1 kassa checklist
Kassa software en integraties
De software die je kiest voor je kassasysteem is net zo belangrijk als de hardware. Goede kassasoftware kan je helpen om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te optimaliseren. Maar ook aan deze software hangt vaak een prijskaartje.
De software voor je kassasysteem
De software voor je kassasysteem moet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn. Er zijn verschillende mogelijkheden op de markt en alle geuren en kleuren.
Er bestaan gratis software oplossingen waarop je een kassasysteem kunt laten draaien. In de meeste gevallen zijn deze niet even gebruiksvriendelijk en er is weinig of geen ondersteuning. Voor de beste kassasystemen is er dus steeds een prijs verbonden aan het gebruik van de software. Dit zijn vaak maandelijkse kosten en deze gaan van een 30 euro per maand tot 250 euro per maand, afhankelijk van je noden.
E-commerce integratie
Als je verkoopt op meerdere platformen zoals bijvoorbeeld je winkel en een webshop, dan is dat mooi meegenomen als alles synchroon loopt. Met een duidelijk overzicht van je klantgegevens, aankopen en voorraad.
Als je plannen hebt om dit te gebruiken, zorg er dan zeker voor dat dit ook wordt opgenomen in je kassasoftware pakket.
Horeca kassasysteem en boekingssystemen
Voor horecazaken is een gespecialiseerd kassasysteem nodig. Deze systemen bieden functies die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van de horeca, zoals tafelbeheer, split bills, en integraties met boekingssystemen.
Met een goed horeca kassasysteem kun je reserveringen eenvoudig beheren, bestellingen efficiënt verwerken en betalingen soepel afhandelen. Integraties met boekingssystemen maken het mogelijk om tafelreserveringen naadloos te synchroniseren met je kassasysteem, wat de operationele efficiëntie verhoogt en de kans op dubbele boekingen verkleint.
Zorg dat bij het maken van je keuze de juiste mogelijkheden en functies aanwezig zijn.
Ondersteuning
Tot slot hebben we nog een laatste bepalende factor in prijs: ondersteuning. Wanneer je een nieuw kassasysteem implementeert, is het belangrijk om te weten dat je kunt rekenen op goede ondersteuning.
Deze ondersteuning mag niet ontbreken zodat jij je steeds zorgeloos kunt focussen op je bedrijf. Daarnaast bieden we ook trainingen aan om je personeel op te leiden en te zorgen dat iedereen het systeem optimaal kan gebruiken.
Ontvang de #1 kassa checklist
Welke functionaliteiten heb jij nodig?
Het kiezen van de juiste mogelijkheden voor je kassasysteem hangt af van de specifieke behoeften van je bedrijf. Basisfunctionaliteiten zoals transactieverwerking, bonnen afdrukken en eenvoudige rapportages zijn essentieel voor elke onderneming.
Voor retailbedrijven kunnen functies zoals barcode scanning en voorraadbeheer belangrijk zijn. Horecazaken hebben vaak meer behoefte aan tafelbeheer, split bills en boekingsintegraties. Denk ook aan aanvullende functionaliteiten zoals klantloyaliteitssystemen, e-commerce integraties en gedetailleerde verkooprapportages.
Het is belangrijk om te investeren in een systeem dat schaalbaar is, zodat je functionaliteiten kunt toevoegen naarmate je bedrijf groeit.
Conclusie
Het kiezen van een kassasysteem is een grote beslissing. Door rekening te houden met de kosten, nodige hardware, software en integraties, kun je een systeem kiezen dat perfect aansluit bij de behoeften van jouw KMO.
Vergeet niet om te investeren in goede ondersteuning die je bedrijf nu en in de toekomst nodig heeft. Met de juiste keuze ben je verzekerd van een soepel werkende kassa die bijdraagt aan de groei en succes van je onderneming.
Heb je nog vragen of wil je een offerte op maat? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!
Veelgestelde vragen
Een gemiddeld kassasysteem kost tussen de €500 en €2000, afhankelijk van de mogelijkheden en extra’s die je nodig hebt. Basismodellen zijn goedkoper, terwijl geavanceerde systemen met extra functies zoals voorraadbeheer en e-commerce integratie meer kosten.
Een geregistreerd kassasysteem (GKS), verplicht voor bepaalde sectoren zoals de horeca, kost meestal tussen de €1000 en €3000. Dit komt door de extra beveiligings- en certificatievereisten die ervoor zorgen dat het systeem voldoet aan de wettelijke voorschriften.
De prijs van een kassa varieert sterk en kan tussen de €300 en €2500 liggen voor een basis kassasysteem. Voor een volledig uitgerust kassasysteem met alle benodigde hardware en software, zoals touchscreen kassa’s, kunnen de kosten oplopen tot enkele duizenden euro’s.
Er zijn verschillende types kassasystemen beschikbaar, waaronder traditionele kassasystemen, cloud-based kassasystemen, en hybride systemen. Elk type heeft zijn eigen voordelen en is geschikt voor verschillende soorten bedrijven. Traditionele systemen zijn vaak robuust en eenvoudig, cloud-based systemen bieden flexibiliteit en gemakkelijke toegang tot gegevens, en hybride systemen combineren de voordelen van beide.
Een POS kassasysteem, oftewel Point of Sale kassasystemen, zijn moderne kassasystemen die meer doen dan alleen betalingen verwerken. Ze combineren hardware en software om je te helpen met verschillende taken zoals voorraadbeheer, verkooprapportages, en klantbeheer. POS kassasystemen kunnen vaak geïntegreerd worden met andere bedrijfssoftware, zoals boekhoudprogramma’s en ecommerce platforms, waardoor ze een centrale rol spelen in het beheer van je bedrijf. Ze zijn geschikt voor diverse sectoren, van retail en horeca tot dienstverlenende bedrijven.
Een goed kassasysteem is er een die perfect aansluit bij de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Het moet gebruiksvriendelijk zijn, betrouwbaar en voorzien van de functionaliteiten die je nodig hebt. De verschillende leveranciers binnen de sector hebben verschillende mogelijkheden binnen de kassasystemen. Kies daarom een leverancier dat past bij je zaak.
