Zit je soms ook met de vraag hoe je je voorraad beter kunt beheren? Je bent niet de enige!
Inventariseren klinkt als een droge taak, maar het is een belangrijk onderdeel van een winstgevend retail bedrijf.
Inventariseren houdt in dat je alle aanwezige items in een winkel of webshop telt. En zowel een kleine lokale winkel als een grote retailer weet graag wat er precies op voorraad is. In veel gevallen kan het zelfs het verschil maken tussen winst en verlies.
In deze blog kijken we eens goed naar deze inventaris: wat het is, waarom het zo belangrijk is, en hoe je het het beste aanpakt. Met praktische tips en inzichten helpen we je op weg naar een georganiseerde en efficiënte inventaris.
Dus leun achterover, neem een kop koffie, en ontdek hoe je grip krijgt op je voorraad!
Ontvang de #1 kassa checklist
Wat is inventariseren: definitie
Inventariseren betekent simpelweg het bijhouden van alles wat je in voorraad hebt. Dit kan gaan van fysieke producten op de plank tot grondstoffen die je gebruikt in je productieproces.
Het opmaken van een inventaris vereist wel een gestructureerde en nauwkeurige aanpak. Hierbij tel je nauwgezet alle items op stock zodat je precies weet wat je in huis hebt. Of je nu handmatig telt of gebruikmaakt van software, het doel blijft hetzelfde: een helder overzicht krijgen van je voorraad.
Dit voorkomt je dat je misgrijpt of juist met een overschot blijft zitten. Ook stockverschillen of foutjes filter je er zo uit met een goede telling.
Het doel van een inventaris opmaken
Het opmaken van een inventaris heeft verschillende belangrijke doelen. Allereerst is het om een goed overzicht te hebben van de huidige voorraad. Het zorgt voor een helder beeld van wat er op elk moment beschikbaar is. Dit kan je helpen bij het plannen van voorraad of bij het bestellen van toekomstige items.
Daarnaast helpt een inventaris bij het detecteren van verlies of diefstal. Snel ingrijpen in deze situaties kan je flink wat geld besparen.
Een nauwkeurige inventarisatie is ook onmisbaar voor de financiële administratie, omdat het inzicht biedt in de waarde van je voorraad. Dit is niet alleen belangrijk voor de boekhouding, maar ook voor het nemen van strategische beslissingen, zoals het optimaliseren van je inkoopbeleid of het aanpassen van je verkoopstrategieën.
Kortom, een goed bijgehouden inventaris is een tool om je bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen en je winst te verhogen.
Soorten inventarisatiemethoden
Er zijn verschillende methoden om je inventaris bij te houden, elk met hun eigen voordelen en nadelen. Het maken van een inventaris helpt bij het nauwkeurig controleren van voorraadniveaus en opslaglocaties.
De keuze voor een bepaalde methode hangt af van heel wat zaken zoals: de aard van je bedrijf, de omvang van je voorraad en je specifieke voorkeur. Hieronder bespreken we de meest gebruikte methoden:
Ontvang de #1 kassa checklist
Handmatige fysieke inventaris
De handmatige inventaris is een traditionele methode waarbij medewerkers fysiek de voorraad tellen en de gegevens met de hand noteren. Dit kan bijvoorbeeld met pen en papier of in een eenvoudig spreadsheetprogramma.
Bij een handmatige inventaris moet eerst een specifieke afdeling of productgroep worden gekozen om de voorraadniveaus te vergelijken met de gegevens in het kassasysteem.
Hoewel het een tijdrovend proces is, biedt het een direct en persoonlijk inzicht in de voorraad. Het spreekt voor zicht dat deze methode vooral geschikt is voor kleine bedrijven met een kleine voorraad. Grotere bedrijven of magazijnen kiezen beter voor een geautomatiseerde inventaris.
Geautomatiseerde inventarisatie
Bij geautomatiseerde inventarisatie maak je gebruik van technologie zoals barcode scanners, RFID-systemen en gespecialiseerde software om je voorraad te beheren. Warehouse management systemen verbeteren de nauwkeurigheid van inventarisaties aanzienlijk.
Deze methode is aanzienlijk sneller en ook nauwkeuriger dan handmatig tellen. De gegevens worden automatisch bijgewerkt in een digitaal systeem, wat het eenvoudiger maakt om altijd een actueel overzicht van je voorraad te hebben.
Geautomatiseerde systemen kunnen ook analyses uitvoeren en trends identificeren, wat je helpt bij het maken van strategische beslissingen. Deze methode is erg geschikt voor ondernemers met een grote vooraad die een efficiënte telling willen maken van alle aanwezige items.
De meeste retailers de dag van vandaag kiezen voor deze manier omdat de inventaris opmaken veel sneller gaat en het een goed voorraadbeheer stimuleert.
Permanente vs periodieke inventarisatie
Permanente inventarisatie betekent dat je continu je voorraad bijhoudt en bijwerkt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren telkens wanneer er een verkoop of levering plaatsvindt. Deze systematische inventarisatie methode zorgt ervoor dat je altijd een up-to-date overzicht hebt van je voorraad, wat vooral handig is voor bedrijven met een hoge omloopsnelheid van producten.
Periodieke inventarisatie daarentegen, houdt in dat je op vaste momenten je volledige voorraad telt, bijvoorbeeld eens per kwartaal of jaarlijks. Deze methode is wel vrij intensief en vereist wat aandacht en planning.
In de meeste gevallen worden beide methodes gecombineerd. Als je kassasysteem verbonden is aan je voorraadbeheer zorgt dit voor de permanente inventaris. Ter controle van de juistheid van je stock kun je dat één of twee maal per jaar een periodieke telling maken om deze te controleren.
Waarom is inventariseren belangrijk?
Een frequente inventarisatie maken zorgt ervoor dat je altijd een duidelijk beeld hebt van wat er op voorraad is, waardoor je efficiënter kunt werken en beter kunt plannen.
Ook helpt een nauwkeurige inventaris bij het opsporen van eventueel verlies of diefstal. Dit kan dan tijdige worden aangepakt om verdere schade of verlies te voorkomen.
Een goede inventarisatie draagt ook bij aan een nauwkeurige financiële rapportage, wat essentieel is voor belastingdoeleinden en strategische beslissingen. Kortom, het zorgt voor overzicht, bespaart kosten en versterkt de bedrijfsvoering.
Welke ondernemingen zijn wettelijk verplicht een inventaris op te maken
Elke onderneming die goederen verkoopt, produceert of opslaat, kan baat hebben bij het opmaken van een inventaris. Dit geldt zowel voor kleine lokale winkels als voor grote magazijnen en distributiecentra. Zelfs dienstverlenende bedrijven die gebruikmaken van apparatuur of verbruiksartikelen kunnen voordeel halen uit een gedetailleerde inventaris.
In België is het zelfs zo dat elke onderneming wettelijk verplicht is om één keer per jaar een inventaris te maken van alle bezittingen, rechten, vorderingen, schulden en verplichtingen. Bedrijven die niet met producten werken kunnen op hun boekhouder rekenen om deze verplichte inventarisatie te maken.
Ontvang de #1 kassa checklist
8 Tips voor een succesvolle inventarisatie
Een goede inventaris heeft dus duidelijk heel wat voordelen. Één voordeel daarvan is extra winst. Reden genoeg als je het mij vraagt!
Hoewel het een tijdrovende taak kan zijn, is er meer dat één belangrijke reden om het wel te doen. Met deze 8 tips tel je je beschikbare voorraad in no-time.
- Gebruik de juiste software en technologie
- Maak je plannen ver genoeg op voorhand
- Zorg voor een grondplan en nauwkeurige strategie
- Voorzie labels op schappen en genummerde rayons
- Kies je tellers en brief deze uitgebreid
- Plan je inventaris vroeg in de ochtend of na sluitingstijd
- Gebruik lege dozen voor het tellen van kleine materialen
- Bij grote afwijkingen in voorraadniveaus, tel opnieuw
1. Gebruik de juiste software en technologie
De juiste technologie kan een wereld van verschil maken. Investeer in software die speciaal is ontworpen voor voorraadbeheer. Dit soort programma’s kan je helpen om gegevens nauwkeurig en snel bij te houden.
Met barcodescanners en andere digitale tools wordt het proces niet alleen sneller, maar ook minder foutgevoelig.
Het gebruik van moderne technologie zorgt ervoor dat je altijd over de meest actuele informatie beschikt. Zo weet je precies hoeveel verouderde voorraad je hebt, of zaken verdwijnen in je winkel en als je kassa klopt.
2. Maak je plannen ver genoeg op voorhand
Een goede voorbereiding is het halve werk. Begin ruim van tevoren met het plannen van je inventaris. Bepaal de datum en het tijdstip, en zorg dat je alle benodigde materialen, hulpmiddelen en personeel hebt op het gekozen moment.
Denk ook na over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Door alles goed voor te bereiden, voorkom je verrassingen en zorg je ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Dit bespaart tijd, geld én zogt voor een nauwkeurig proces.
3. Zorg voor een grondplan en nauwkeurige strategie
Een duidelijk grondplan van je opslagruimte of winkel geeft structuur. Label de verschillende secties en schappen en maak een logische indeling. Dit helpt je om het tellen gestructureerd aan te pakken en zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet.
Stel daarnaast een strategie op voor de volgorde waarin de voorraad wordt geteld. Dit voorkomt dat er delen worden overgeslagen of dubbel worden geteld. Een goed doordachte aanpak zorgt voor een soepelere uitvoering en een nauwkeuriger resultaat.
4. Voorzie labels op schappen en genummerde rayons
Een duidelijke indeling van je magazijn of winkelruimte maakt het tellen een stuk eenvoudiger. Label daarom alle schappen en rayons met duidelijke nummers of namen. Dit helpt niet alleen de tellers om snel hun weg te vinden, maar maakt het ook makkelijker om de getelde voorraad later terug te vinden in de administratie.
Door alles goed te labelen, voorkom je verwarring en zorg je voor een gestructureerde en overzichtelijke inventarisatie.
Dit is vooral handig bij grotere hoeveelheden producten of wanneer meerdere mensen tegelijkertijd aan het tellen zijn. Dit in combinatie met een grondplan en een goede stratgie maakt alle verschil.
5. Kies je tellers en brief deze uitgebreid
Het selecteren van de juiste mensen voor de inventarisatie maakt een groot verschil. Kies medewerkers die nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is goed geïnformeerd en voorbereid is. Geef duidelijke instructies over hoe de telling moet worden uitgevoerd, hoe om te gaan met afwijkingen en hoe de resultaten moeten worden vastgelegd.
Een grondige briefing zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en dat het proces efficiënt verloopt. Hierdoor verminder je het risico op fouten en zorg je voor een consistente en betrouwbare inventarisatie.
6. Plan je inventaris vroeg in de ochtend of na sluitingstijd
Door je inventaruis te plannen op een ogenblik dat de winkel gesloten is geef je jezelf de ruimte om je voorraad goed te tellen. Als de inventarisatie niet buiten openingstijden kan worden gedaan, moet de winkel tijdelijk worden gesloten.
Kies daarom voor momenten waarop het rustig is in je bedrijf, zoals vroeg in de ochtend of na sluitingstijd. Zo vermijd je verstoringen en zorg je ervoor dat tellers hun werk in alle rust kunnen doen. Dit vermindert de kans op fouten en versnelt het proces.
Daarnaast is dit ook fijner voor je klanten en je omzet.
7. Gebruik lege dozen voor het tellen van kleine materialen
Kleine materialen kunnen lastig te tellen zijn, vooral als ze in grote aantallen voorkomen. Een handige tip is om lege dozen of containers te gebruiken om deze items in te verzamelen tijdens het tellen.
Dit maakt het makkelijker om nauwkeurig te tellen en voorkomt dat er items worden overgeslagen.
8. Bij grote afwijkingen in voorraadniveaus, tel opnieuw
Het kan voorkomen dat je bij de inventarisatie grote afwijkingen ontdekt tussen de geregistreerde en de getelde voorraad. In zulke gevallen is het verstandig om opnieuw te tellen. Dit helpt om fouten op te sporen en te corrigeren, zodat je een accurate weergave krijgt van de werkelijke voorraad.
Meestal is een grote afwijking een simpele fout of een dubbele telling van een product. Controleer daarom zeker eerst opnieuw wanneer er stockverschillen zijn.
Het is belangrijk om deze verschillen serieus te nemen en grondig te onderzoeken. Ze kunnen wijzen op problemen zoals diefstal, verlies of fouten in de administratie.
Conclusie
Inventariseren is een onmisbaar onderdeel van het beheer van je voorraad, ongeacht de grootte van je bedrijf. Door systematisch je voorraad bij te houden, kun je efficiënter werken, kosten besparen en beter inspelen op de behoeften van je klanten.
Of je nu kiest voor handmatige of geautomatiseerde methoden, het belangrijkste is dat je regelmatig en nauwkeurig inventariseert.
Met een goed georganiseerd proces en de juiste hulpmiddelen zorg je voor een betrouwbare inventarisatie die je helpt om je bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.
Veelgestelde vragen
Inventariseren is het systematisch tellen en registreren van alle voorraden, producten, materialen en grondstoffen die een bedrijf bezit. Dit proces helpt om een gedetailleerd overzicht te krijgen van wat er op een bepaald moment in het bedrijf aanwezig is. Inventariseren kan handmatig of geautomatiseerd worden uitgevoerd, afhankelijk van de grootte en behoeften van het bedrijf.
Het doel van inventariseren is om een duidelijk en correct beeld te krijgen van de actuele voorraad binnen een bedrijf. Dit is belangrijk voor een effectief voorraadbeheer, omdat het helpt om te bepalen welke producten moeten worden bijbesteld en welke overtollig zijn. Bovendien helpt het bij het detecteren van afwijkingen, zoals verlies of diefstal, en zorgt het voor een correcte waardering van de voorraad in de financiële administratie. Zo draagt inventariseren bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en strategische besluitvorming.
Inventarisatie biedt tal van voordelen voor bedrijven. Het helpt om voorraadniveaus op peil te houden, waardoor tekorten en overschotten worden voorkomen. Dit zorgt voor een betere klanttevredenheid, omdat je altijd voldoende producten op voorraad hebt. Daarnaast kan een nauwkeurige inventarisatie kostenbesparingen opleveren door overtollige voorraad te verminderen en verlies te beperken. Ook is het verplicht voor je boekhouding, omdat het de exacte waarde van de voorraad weergeeft, wat belangrijk is voor belastingaangiften en financiële rapportages.
Onder de inventaris vallen alle tastbare goederen die een bedrijf in bezit heeft en die beschikbaar zijn voor verkoop, productie of gebruik. Dit omvat onder andere afgewerkte producten, grondstoffen, halffabricaten, kantoorbenodigdheden en andere materialen die essentieel zijn voor de bedrijfsactiviteiten. Daarnaast kunnen ook retouren en beschadigde artikelen die nog in het magazijn liggen onder de inventaris vallen. Het bijhouden van een complete en nauwkeurige inventaris is essentieel voor het effectief beheren van deze middelen.
