Als je werkt met een kassasysteem dan weet je dat er verschillende soorten systemen zijn. Een term die je misschien al eens hebt horen vallen is de ‘geregistreerde kassa’ of ‘witte kassa’.
Dit systeem is een wettelijke vereiste voor sommige ondernemers in de horeca sinds juli 2016.
Heb je zelf geen idee wat zo een witte kassa precies inhoudt? Dan zal je in deze blog zeker een antwoord vinden op elke vraag. We bekijken het geregistreerde kassasysteem grondig en uitgebreid. Ontdek waarom het de sleutel kan zijn tot een georganiseerde en wettelijke onderneming, en leer alles wat je moet weten om voorbereid te zijn.
Ontvang de #1 kassa checklist
Het geregistreerde kassasysteem
Een geregistreerd kassasysteem of GKS, ook wel bekend als een witte kassa, is een door de overheid verplicht systeem voor bepaalde sectoren waaronder de horeca. Dit systeem zorgt ervoor dat alle transacties nauwkeurig worden geregistreerd en dat er een transparante administratie wordt bijgehouden.
Het geregistreerde kassasysteem bestaat uit een gecertificeerde kassa, een black box en een VAT signing card, die samen zorgen voor een waterdichte registratie van alle verkoopactiviteiten. Het geregistreerd kassasysteem garandeert niet alleen een nauwkeurige registratie van de omzet voor belastingberekeningen, maar biedt ook een betere controle over de bedrijfsvoering en boekhouding.
Voor wie is een geregistreerde kassa of witte kassa
Een geregistreerde kassa is verplicht voor horecazaken in België die meer dan 25.000 euro omzet per jaar halen uit maaltijden. Ook traiteurs die regelmatig catering voorzien vallen hieronder. Overkoepelend omvat dit onderandere restaurants, brasseries, cafés met eetgelegenheid en andere eetgelegenheden waar maaltijden worden geserveerd en ter plaatse genuttigd worden.
De drempel van 25.000 euro geldt exclusief btw voor de jaarlijkse omzet uit ter plaatse geconsumeerde maaltijden.
Het doel van deze verplichting is om de transparantie en eerlijkheid binnen de sector te verhogen. Door gebruik te maken van een geregistreerde kassa, kunnen ondernemers aantonen dat ze hun inkomsten correct aangeven en voldoen aan de wetgeving.
Zijn er uitzonderingen wanneer je geen geregistreerde kassa moet aanschaffen?
Ja, er zijn uitzonderingen op de verplichting om een geregistreerde kassa aan te schaffen. Zoals vermeld zijn horecazaken die minder dan 25.000 euro omzet per jaar halen uit maaltijden die ter plaatse worden geconsumeerd, niet verplicht een witte kassa te hebben.
Bedrijven die regelmatig cateringdiensten verricht maar deze drempel niet overschrijden, zijn ook vrijgesteld.
Daarnaast zijn er bepaalde situaties waarin tijdelijke vrijstellingen kunnen worden aangegeven, bijvoorbeeld bij seizoensgebonden bedrijven of bij specifieke evenementen.
Het is belangrijk om te controleren of je onderneming in aanmerking komt voor een uitzondering en om goed op de hoogte te zijn van de geldende regels om boetes te vermijden. Bij twijfels ben je altijd het best om een aangestelde adviseur te spreken.
Ontvang de #1 kassa checklist
Boetes bij overtredingen
Als je volgend de Belgische Federale Overheid verplicht bent om een geregistreerd kassasysteem (GKS) te gebruiken, maar dit niet doet, riskeer je flinke boetes.
De boetes beginnen bij 1.500 euro voor de eerste overtreding, 3.000 euro voor de tweede en 5.000 euro voor elke volgende overtreding. Daarnaast krijg je drie maanden de tijd om alsnog een GKS te activeren, anders wordt dit als een nieuwe overtreding gezien.
Geef je geen GKS-ticket of btw-bonnetje uit, dan kun je boetes krijgen van 50 euro voor de eerste, 125 euro voor de tweede en 250 euro voor elke volgende overtreding, met een maximum van respectievelijk 500, 1.250 en 5.000 euro per vaststelling.
Als je een GKS gebruikt dat niet volledig gecertificeerd is, moet je het betreffende onderdeel binnen een maand vervangen. Doe je dit niet, dan krijg je ook een boete. Bovendien verlies je de doelgroepenkorting van 500 tot 800 euro per kwartaal voor vijf vaste werknemers als je niet voldoet aan de GKS-regelgeving. Onterecht ontvangen kortingen kunnen worden teruggevorderd.
Deze boetes staan ook volledig los van eventuele verdere onderzoeken door sociale en fiscale inspectiediensten. Zorg er dus zeker voor dat je alle benodigde documenten bijhoudt en je GKS correct gebruikt om boetes en ongemakkelijke situaties te vermijden.
Waaruit bestaat een geregistreerd kassasysteem
Een geregistreerd kassasysteem (GKS) bestaat uit drie belangrijke componenten: het gecertificeerde kassasysteem zelf, de black box en de VAT signing card.
Deze onderdelen werken samen om ervoor te zorgen dat alle transacties nauwkeurig worden geregistreerd en voldoen aan de wettelijke eisen. Het systeem registreert alle verrichte handelingen en het btw tarief om een correcte naleving te waarborgen (lees: om zwart geld tegen te gaan).
Gecertificeerd kassasysteem
Het gecertificeerde kassasysteem (GKS) is het hart van het geregistreerde kassasysteem. Dit is de kassa die je gebruikt voor alle transacties binnen je bedrijf.
Om als gecertificeerd te worden beschouwd, moet het kassasysteem voldoen aan strenge eisen en goedgekeurd zijn door de overheid. Dit betekent dat het systeem betrouwbaar, veilig en nauwkeurig is in het registreren van verkopen.
Het gecertificeerde kassasysteem zorgt er iij voor dat het nieuwe concept naadloos geïntegreerd met moderne bedrijfspraktijken.
Ontvang de #1 kassa checklist
Black box
Dit apparaatje, ook wel FDM (Fiscal Data Module) genoemd, is verantwoordelijk voor het veilig opslaan van alle transactiedata die door het kassasysteem wordt gegenereerd. De black box moet gecertificeerd zijn door de overheid.
De black box zorgt ervoor dat deze data niet kan worden gewijzigd of gemanipuleerd. Elke transactie wordt digitaal ondertekend en opgeslagen, wat een extra laag van beveiliging toevoegt. De opgeslagen gegevens kunnen vervolgens worden gecontroleerd door de FOD financiën of de belastingdiensten om ervoor te zorgen dat alle verkopen correct zijn geregistreerd.
Vat signing card
De VAT signing card is een speciale kaart die deel uitmaakt van het geregistreerde kassasysteem. Deze kaart, uitgegeven door de overheid, bevat cryptografische sleutels die worden gebruikt om elke transactie digitaal te ondertekenen.
De VAT signing card wordt gebruikt om een ‘btw kasticket’ uit te geven.
Dit proces, bekend als VAT signing, zorgt ervoor dat elke verkooptransactie wordt geauthenticeerd en gekoppeld aan de specifieke kassa en locatie. De VAT signing card maakt het moeilijker voor fraudeurs om transacties te vervalsen of gegevens te manipuleren.
De reden voor het geregistreerd kassasysteem
Het geregistreerde kassasysteem (GKS) werd ingevoerd om de transparantie en eerlijkheid binnen bepaalde sectoren, zoals de horeca, te verbeteren. De primaire reden voor de introductie van GKS is de strijd tegen belastingfraude en het tegengaan van zwart geld.
Door alle transacties nauwkeurig te registreren en te digitaliseren, wordt het moeilijker voor ondernemers om inkomsten te verbergen of te manipuleren. Doordat de correcte omzet wordt doorgegeven kan de Federale overheidsdienst financiën er voor zorgen dat alle BTW en belastingen correct worden betaald.
De kosten voor een geregistreerd kassasysteem
De kosten voor een geregistreerd kassasysteem kunnen variëren afhankelijk van het type systeem en de functionaliteiten die je kiest. Over het algemeen moet je rekening houden met de aanschafkosten van de hardware, zoals de gecertificeerde kassa en de black box. Maar ook handheld modules voor bediening aan tafel en dergelijke spelen uiteraard een rol.
Daarnaast zijn er installatiekosten en mogelijk maandelijkse abonnementskosten voor kassasoftware-updates en onderhoud.
Vergeet ook niet om de kosten voor training van personeel mee te rekenen, zodat iedereen weet hoe het systeem effectief te gebruiken.
Witte kassasystemen of geregistreerde kassasystemen voor bedrijven die niet onder de GKS-regelgeving vallen
Voor bedrijven die niet onder de GKS-regelgeving vallen, zoals de retail sector, zijn witte kassasystemen niet verplicht. In dit geval kies je beter voor een gewoon kassasysteem.
Deze systemen zijn vergelijkbaar met geregistreerde kassasystemen, maar hoeven niet aan dezelfde strenge certificeringen voldoen. Ze bieden uiteraard ook veilige manieren aan om transacties te verwerken, maar zonder de versleuteling van gegevens.
Bedrijven die niet verplicht zijn om een GKS te gebruiken, kunnen profiteren van de voordelen van een normaal kassasysteem zonder de extra kosten en complexiteit die gepaard gaan met gecertificeerde systemen.
Wil je geen horeca-activiteiten of cateringdiensten verrichten en een transparante administratie houden? Kies dan voor het retail kassasysteem van KMO Shops. Dit biedt je alle flexibiliteit die je nodig hebt.
Ontvang de #1 kassa checklist
Het verschil tussen een GKS ticket en een btw bonnetje
Een GKS ticket en een btw bonnetje verschillen op een aantal belangrijke punten.
Een GKS ticket, gegenereerd door een geregistreerd kassasysteem, bevat gedetailleerde informatie die is gecertificeerd en gecontroleerd door de overheid. Dit ticket is voorzien van een digitale handtekening die de echtheid en integriteit van de transactie bevestigt. Het GKS ticket bevat specifieke gegevens zoals de naam van de zaak, datum en tijd van de transactie, het bijbehorende btw-tarief, ondernemingsnummer en de items die zijn gekocht. Klanten moeten hier staads aan de kassa afrekenen.
Een btw bonnetje, daarentegen, is een standaard kwitantie die wordt uitgegeven bij een aankoop, maar zonder de strengere controle- en beveiligingsmaatregelen van een GKS. Hoewel een btw bonnetje ook belangrijke informatie bevat zoals de datum, het bedrag en de btw, biedt het niet dezelfde mate van controle en zekerheid als een GKS ticket. Een btw bonnetje is voldoende voor bedrijven die niet onder de GKS-regelgeving vallen, maar een GKS ticket is vereist voor sectoren waar naleving van specifieke fiscale wetgeving noodzakelijk is.
Conclusie
Het gebruik van een geregistreerd kassasysteem (GKS) is een belangrijke stap voor horecabedrijven en andere ondernemingen die onder de GKS-regelgeving vallen. Door te investeren in een GKS, zorg je niet alleen voor naleving van de wetgeving, maar verbeter je ook de transparantie en efficiëntie van je bedrijfsvoering. Van het begrijpen van de essentiële componenten zoals de gecertificeerde kassa, black box, en VAT signing card, tot het weten wie verplicht is om een GKS te gebruiken en welke voordelen het biedt, deze kennis is essentieel voor een succesvolle bedrijfsvoering.
Hoewel er kosten en uitdagingen verbonden zijn aan de implementatie van een GKS, wegen de voordelen van een georganiseerde en betrouwbare administratie zwaar.
