In 2024 is een betrouwbaar kassasysteem onmisbaar voor elke KMO. Of je nu een kleine winkel runt, een bruisend café hebt of een online winkel uitbaat, de juiste kassa kan het verschil maken tussen chaos en efficiëntie. Maar hoe maak je de juiste keuze? De markt staat vol met opties, en elk systeem lijkt wel beter dan het andere.
Geen zorgen, wij helpen je op weg! In deze blog vergelijken we de top 5 kassasystemen van dit jaar. We duiken in de functionaliteiten, de hardware en de unieke voordelen van elk systeem. Ontdek welk kassasysteem het beste past bij jouw zaak en maak een weloverwogen keuze.
Lees verder om te zien hoe systemen zoals KMO Shops, BizzCloud en Lightspeed zich verhouden. Ontdek de verschillen tussen retail- en horeca-kassasystemen en krijg inzicht in welke functionaliteiten echt belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Lees hier meer over het beste kassasysteem.
Klaar om jouw kassa naar een hoger niveau te tillen? Laten we beginnen!
Onze top 5 beste kassasystemen
Een goed kassasysteem kan je bedrijf naar een hoger niveau tillen. Ongeacht of je op zoek bent naar gebruiksgemak, uitgebreide functionaliteiten of integraties met andere software, er is altijd een oplossing die bij jouw zaak past. Hier is onze top 5 van de beste kassasystemen van 2024.
KMO Shops Kassa
KMO Shops heeft een kassasysteem ontwerpen met de noden van de Belgische KMO op de eerste plaats. Ons kassasysteem legt de focus op gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie. Het biedt een breed scala aan functies, van voorraadbeheer tot uitgebreide rapportagemogelijkheden. Bovendien integreert ons systeem naadloos met verschillende boekhoud- en andere software.
Het Kassasysteem van KMO Shops is uitermate geschikt voor detailhandelaars en retailers met een fysieke winkel. De hardware en software koppelen tevens ook eenvoudig met je webshop. Zeker wanneer je kiest voor een professionele webshop van KMO Shops geniet je van een automatische koppeling en een eenvoudig kassasysteem met tal van functies.
BizzCloud
BizzCloud staat bekend om zijn cloudgebaseerde kassasysteem, ideaal voor bedrijven die flexibiliteit en mobiliteit waarderen. Met BizzCloud heb je altijd en overal toegang tot je verkoopgegevens. Het is een goede oplossing voor kleine retail ondernemingen als horeca zaken.
Dit systeem biedt sterke integratiemogelijkheden met CRM- en marketingtools, waardoor je een alles-in-één oplossing krijgt voor klantbeheer en verkoop. Het intuïtieve dashboard maakt het eenvoudig om je verkoopactiviteiten te monitoren en aan te passen.
Count IT
Count-IT is een cloud gebaseerd kassasysteem en softwarebedrijf uit Nederland. Dit kassasysteem is bijzonder geschikt voor kleinere KMO’s die op zoek zijn naar een eenvoudige maar krachtige oplossing.
Count-IT biedt basisfunctionaliteiten zoals voorraadbeheer, klantbeheer en verkooprapportage. Het is een uitstekende keuze voor bedrijven die voor het eerst overstappen naar een geautomatiseerd kassasysteem en niet willen worden overladen met te veel opties.
Afosto
Afosto biedt een veelzijdig en vooral erg schaalbaar kassasysteem dat meegroeit met je bedrijf. Het zijn vooral grote retailers en handelaren die deze softwareoplossing gebruiken. Onder hun klanten vallen onder andere Kruidvat, Carrefour, Blokker en Decathlon.
Je vindt er dus zeker de juiste tools als retailer, maar het kan overweldigend lijken om aan te beginnen. Ook lopen de prijzen flink op wanneer je meerdere bestellingen moet afhandelen. Het systeem ondersteunt zowel offline als online betalingen en biedt heel wat specifieke functies zoals loyaliteitsprogramma’s, klantprofielen en headless e-commerce.
Lightspeed
Lightspeed is een van de meest gekende kassasystemen op de markt. Het biedt een waaier aan functies, van gedetailleerd voorraadbeheer tot geavanceerde rapportagemogelijkheden en het is voor veel horeca zaken de go-to.
Lightspeed is dan ook populair in de horecasector vanwege zijn robuuste en aanpasbare mogelijkheden. Het systeem ondersteunt ook integraties met verschillende platforms, waardoor je zowel je fysieke als online verkoop kunt beheren vanuit één centraal systeem.
Ontvang de #1 kassa checklist
Met deze top 5 kassasystemen ben je goed op weg om het perfecte systeem voor jouw bedrijf te vinden. Uiteraard zijn er aan nog andere aanbieders die kwalitatieve systemen aanbieden. Maar met bovenstaande selectie dek je zowat alle mogelijkheden die je nodig hebt.
Elk van de oplossingen biedt unieke voordelen die kunnen aansluiten bij de specifieke behoeften van verschillende soorten KMO’s. Kies het systeem en de juiste leverancier dat het beste past bij jouw bedrijf en til je verkoop naar een hoger niveau!
Hoe kies je het juiste kassasysteem voor jouw zaak?
Een juist kassasysteem kiezen kan een hele uitdaging lijken met de verschillende mogelijkheden op de markt. In dit duidelijk overzicht gidsen we je door alle verschillende mogelijkheden die er zijn zodat je een goede en gegronde keuze kunt maken voor jouw onderneming.
Welke soorten kassasystemen bestaan er?
Het kiezen van het juiste kassasysteem kan een groot verschil maken voor de efficiëntie en het succes van je bedrijf. Zoals je kunt zien zijn er verschillende soorten kassasystemen beschikbaar, elk met hun eigen kenmerken en voordelen.
Hier geven we een overzicht van de meest voorkomende soorten, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
De traditionele kassa
De traditionele kassa is al jarenlang een vertrouwde keuze voor veel kleine bedrijven. Dit type kassa is eenvoudig te gebruiken en biedt enkel de basisfunctionaliteiten zoals het registreren van verkopen en het uitprinten van bonnen.
Hoewel het niet beschikt over geavanceerde functies zoals voorraadbeheer of integratie met andere systemen, is de traditionele kassa betrouwbaar en betaalbaar. Het is een goede optie voor bedrijven die een eenvoudig en kostenefficiënt systeem zoeken zonder veel functies.
Touchscreen kassa
De touchscreen kassa’s zijn een modern alternatief voor de traditionele kassa. Dit systeem maakt gebruik van een gebruiksvriendelijk touchscreen interface, wat de bediening snel en eenvoudig maakt. In veel gevallen kan de touchscreen module zelfs vervangen worden door een iPad kassa.
Touchscreen kassasystemen bieden vaak extra functies zoals klantbeheer, voorraadbeheer en rapportages. Ze zijn ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar een intuïtief, modern en veelzijdig systeem dat de klantenservice kan verbeteren en de operationele efficiëntie kan verhogen.
Mobiele kassa
Een mobiele kassa biedt maximale flexibiliteit en mobiliteit. Dit type kassa werkt via een tablet of smartphone, wat betekent dat je overal in je winkel, horeca zaak of zelfs buiten de deur kunt afrekenen.
Mobiele kassasystemen zijn perfect voor bedrijven die regelmatig op markten of evenementen staan, of voor horecazaken waar bediening aan tafel gewenst is. Deze systemen zijn lichtgewicht, eenvoudig te gebruiken en bieden vaak dezelfde functies als een traditionele of touchscreen kassa.
Ontvang de #1 kassa checklist
Internet kassa en POS systeem
Internet kassa’s en het POS-kassasysteem (point of sale) zijn krachtige tools die gebruik maken van cloud-technologie. Deze systemen bieden uitgebreide functionaliteiten zoals integratie met boekhoudsoftware, real-time voorraadbeheer, klantrelatiebeheer en gedetailleerde rapportages.
Ze zijn perfect voor bedrijven die een compleet en geïntegreerd systeem nodig hebben dat zowel de fysieke als online verkoop ondersteunt. Met een internet kassa of POS systeem heb je overal en altijd toegang tot je verkoopgegevens, wat zorgt voor maximale controle en inzicht. Meer weten over POS systemen? Lees dan hier onze blog.
De kassa hardware
Een kassasysteem omvat zowel software als hardware. De software zijn de programma’s die geïnstalleerd dienen te worden. Deze externe software zorgt er voor dat jouw hardware correct kan werken en communiceren met elkaar.
Met de hardware bedoelt men de apparatuur die je nodig hebt om je kassasysteem te laten werken. Een basis systeem bestaat uit enkele noodzakelijke onderdelen. Hoewel de horeca en retail verschillen van elkaar, hebben ze beide deze essentials nodig.
Kassascherm
Als kassascherm wordt vaak een tablet gebruikt, al kan je doorgaans net zo goed je laptop of smartphone gebruiken. Maar een iPad of tablet kassa is de meest gangbare manier van werken.
Moderne kassasystemen werken tegenwoordig met een app dat je installeert op je tablet. Zorg er daarom voor dat de kassa-software compatibel is met de software op je tablet.
Het kassascherm zorgt er voor dat je een interface hebt om je kassa te bedienen.
Ontvang de #1 kassa checklist
Betaalterminals
Een betaalterminal stelt je in staat om betalingen met de kaart (of enig ander betaalmiddel) uit te voeren. Aangezien er een trend is naar meer contactloze betalingen, loont het dus zeker om een betaalterminal aan te schaffen.
Deze betaalterminals komen in verschillende vormen en maten. Denk daarom vooraf na over wat je klanten nodig hebben zodat je je betaalterminal kunt afstemmen op hun noden.
Kassalade of register
Betalen je klanten cash, dan heb je een ook een kassalade nodig. Om veiligheidsredenen laat je best niet te veel geld in je kassa liggen. Deze apparatuur kan je zowel individueel als in een pakket kopen.
Deze kassalades zorgen er voor dat je je cash geld veilig kunt opbergen in je retail of horecazaak. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat er geld verdwijnt.
Bonprinter
Met een bonprinter kan je ontvangstbewijzen afdrukken. Tegenwoordig zijn e-tickets echter steeds populairder. In plaats van een papieren bonnetje, verzend je het ticket digitaal naar het e-mailadres van de klant.
Je klant verliest nooit meer een bonnetje en jij verzamelt zo gegevens over je klanten! Bovendien is het milieubewust: denk eens aan al dat papier dat je zo uitspaart.
Barcodescanner
Wil je de barcode op een item scannen? Ga dan voor een barcode-scanner. Voor kleinere zaken is dit doorgaans niet nodig. Met een klein assortiment en een handig te gebruiken kassasysteem kan je namelijk snel items terugvinden.
Wil je toch werken met je eigen barcodescanner? Lees dan dit artikel over hoe je zelf barcodes kan aanmaken!
Belangrijkste functionaliteiten van een kassasysteem
Een modern kassasysteem biedt veel meer dan alleen de mogelijkheid om betalingen te verwerken. Het kan de efficiëntie van je bedrijf verhogen en je helpen betere beslissingen te nemen. Hier zijn enkele van de belangrijkste functionaliteiten waar je op moet letten bij het kiezen van een kassasysteem.
Voorraadbeheer
Een goede kassasysteem kan je helpen je voorraad nauwkeurig bij te houden. Dit betekent dat je altijd weet wat je op voorraad hebt, welke producten het beste verkopen en wanneer je nieuwe bestellingen moet plaatsen.
Automatische meldingen bij lage voorraadniveaus en de mogelijkheid om eenvoudig bestellingen te plaatsen kunnen je helpen om nooit zonder populaire producten te zitten.
Ontvang de #1 kassa checklist
Klantbeheer
Klantbeheer is een belangrijke functionaliteit voor elk kassasysteem. Dit stelt je in staat om gedetailleerde klantprofielen aan te maken, aankoopgeschiedenis bij te houden en loyaliteitsprogramma’s te beheren.
Door inzicht te krijgen in de koopgewoonten van je klanten, kun je gerichte marketingcampagnes opzetten en de klanttevredenheid verhogen. Ook een loyalty programma kan je helpen om klanten terug te laten komen naar je winkel.
Rapportages en analyses
Een krachtig kassasysteem biedt uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden. Hiermee kun je verkoopgegevens in real-time analyseren, trends identificeren en weloverwogen beslissingen nemen.
Of het nu gaat om dagelijkse verkooprapporten, maandelijkse analyses of aangepaste rapporten, deze functionaliteit helpt je om inzicht te krijgen in de prestaties van je bedrijf. En zoals je weet: meten is weten!
Integraties
Het is belangrijk dat je kassasysteem naadloos kan integreren met andere software die je gebruikt. Denk maar aan boekhoudprogramma’s, e-commerce platforms en CRM-systemen. Deze integraties zorgen ervoor dat je gegevens consistent en up-to-date zijn. Je spaart tijd uit en verkleint de mogelijkheid op fouten. Bovendien maakt het de bedrijfsvoering efficiënter en zorgt het voor een vloeiende workflow.
Betalingsmogelijkheden
Ontvang de #1 kassa checklist
Een modern kassasysteem moet diverse betalingen verwerken en ondersteunen, zoals contant, kredietkaarten, debetkaarten en mobiele betalingen. Daarnaast is het handig als het systeem ook nieuwe betaalmethoden zoals contactloos betalen en digitale wallets kan verwerken. Dit maakt het voor je klanten eenvoudiger en sneller om te betalen, wat de klanttevredenheid ten goede komt.
Gebruiksvriendelijkheid
Een van de belangrijkste eigenschappen van een kassasysteem is de gebruiksvriendelijkheid. Het systeem moet intuïtief en eenvoudig te gebruiken zijn, zowel voor jou als voor je medewerkers.
Een goed ontworpen interface, zoals onze zelf ontworpen KMO Kassa app, vermindert de leercurve en verhoogt de efficiëntie, waardoor je meer tijd kunt besteden aan je klanten en minder tijd aan het aanleren van het systeem.
Retail-kassa vs horeca-kassa: de verschillen toegelicht
Het verschil tussen beide kassasystemen kan soms voor de nodige verwarring zorgen bij het kiezen. Hoewel beide kassasystemen op elkaar lijken is er in functionaliteit een grote kloof. Hieronder leggen we uit in detail wat nu exact de verschillen zijn voor jou als ondernemer.
Het retail kassasysteem
In de retail (heeft je horeca-zaak slechts enkele tafeltjes of voer je betalingen aan de toonbank uit? Dan val je hier ook onder!) is het vooral belangrijk dat je kassasysteem een overzicht van je bedrijf behoudt. Moderne kassasystemen verzamelen gegevens zoals je verkoop per week, je omzet, de best verkochte items, de drukke periodes.
Ook doet het kassasysteem aan voorraadbeheer: het houdt bij welke items verkocht werden en hoeveel je er dan opnieuw moet aankopen om de voorraad op peil te houden. Zo vermijd je voorraadtekort! Op basis van deze informatie kan je bedrijfsbeslissingen nemen.
Ontvang de #1 kassa checklist
Het horeca kassasysteem
In de horeca maakt men gebruik van een iets complexer kassasysteem. Kassasystemen voor de horeca moeten immers de plattegrond van je restaurant of café weergeven. Via kleurcodes kan je zo snel nagaan welke tafels bezet, vrij of gereserveerd zijn.
Bovendien moet een restaurant kassasysteem flexibel werken om deze tafelindeling te wijzigen als er bijvoorbeeld tafels bijeen gezet worden of het terras geopend wordt.
Daarnaast moet het horeca-kassasysteem in staat zijn om bestellingen digitaal naar de keuken door te sturen. Hierdoor vermijd je miscommunicatie, moeten je obers minder over en weer lopen én win je enkele minuten waardoor klanten sneller bediend kunnen worden. Een rekening opsplitsen, een seizoensmenu of aanbieding van de dag in je kassasysteem ingeven: het systeem moet voldoende flexibel in elkaar zitten om er snel wijzigingen in aan te brengen. Verder krijgt men in de horeca te maken met extra regelgeving. Zo zijn de witte kassa’s verplicht om zwartwerk te vermijden.
Het concrete verschil
In zowel de horeca als de retail is het belangrijk om gegevens te verzamelen. Het enige verschil is het datamateriaal: zo wil je in de retail bijhouden welke items het meest verkocht werden en hoeveel er nog in je voorraad zit, terwijl je in de horeca wil weten welke gerechten het meest besteld werden om zo je menu te kunnen optimaliseren.
Zoals je ook in je winkel de drukste momenten wil bijhouden, is het ook in de horeca interessant om je piekuren te kennen. Aan de hand van deze gegevens kan je immers je personeel efficiënt inzetten.
Een kassasysteem nodig voor jouw zaak?
Ben jij ook op zoek naar het beste kassasysteem voor jouw zaak? Vraag dan hier een gratis demo aan en ontdek hoe KMO Shops jouw bedrijf naar het volgende niveau kan helpen.
Conclusie
Kies het kassasysteem dat bij jou past! Het heeft geen zin om een kassasysteem met duizenden functies aan te kopen als je er maar een aantal daarvan gebruikt.
Ga daarom voor dat kassasysteem waarmee jij het vlotst kan werken, dat eenvoudig aan te leren is om het ook aan iemand anders over te laten én dat aan de noden van je bedrijf voldoet. Met het opvolgen van deze tips en het bovenstaande overzicht hopen we dat je de juiste keuze kan maken.
Veelgestelde vragen
Het beste kassasysteem hangt af van jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Voor kleine winkels kan een eenvoudig systeem zoals KMO Shops voldoende zijn. Grotere retailers of horecazaken profiteren wellicht meer van een uitgebreid systeem zoals Lightspeed of Afosto, dat geavanceerde functies en integraties biedt. Overweeg wat je nodig hebt op het gebied van functionaliteiten, gebruiksgemak en budget.
De maandelijkse kosten van een kassasysteem variëren sterk, afhankelijk van de functionaliteiten en de aanbieder. Gemiddeld liggen de kosten tussen €30 en €200 per maand. Simpele systemen zijn goedkoper, terwijl meer uitgebreide systemen met extra functies duurder kunnen zijn. Het is belangrijk om naast de maandelijkse kosten ook eventuele extra kosten voor onderhoud en ondersteuning in overweging te nemen.
Een geregistreerd kassasysteem, verplicht voor horecazaken in België, kost doorgaans tussen €1.500 en €2.900 voor de hardware en installatie. Daarnaast zijn er maandelijkse kosten voor software en ondersteuning, die variëren tussen €50 en €300 per maand. Deze kosten kunnen hoger zijn als je kiest voor meer geavanceerde functies of extra services.
De kosten van een retail kassasysteem variëren afhankelijk van de specificaties en de aanbieder. Basismodellen beginnen rond de €500 voor de hardware, terwijl meer geavanceerde systemen met uitgebreide functies en integraties tot €4.500 of meer kunnen kosten. Daarnaast zijn er maandelijkse kosten voor de software, die variëren tussen €30 en €150 per maand.
De levensduur van een kassa varieert, maar gemiddeld gaat een kassasysteem tussen de 5 en 7 jaar mee. Regelmatig onderhoud en software-updates kunnen de levensduur verlengen. Het is belangrijk om te investeren in een kwalitatief goed systeem en om tijdig technische ondersteuning te krijgen om de optimale werking te garanderen.
KMO Shops biedt kassasystemen die speciaal zijn ontworpen voor de behoeften van KMO’s en retail zaken in België. Onze systemen zijn gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en voorzien van alle noodzakelijke functionaliteiten zoals voorraadbeheer, klantbeheer en rapportages. Bovendien bieden we uitstekende klantenservice en ondersteuning, zodat je altijd op ons kunt rekenen.
Een witte kassa is een geregistreerd kassasysteem dat verplicht is voor horecazaken in België met een jaarlijkse omzet van meer dan €25.000 uit restaurant- en cateringdiensten. Het systeem registreert alle transacties nauwkeurig en voldoet aan de wettelijke eisen voor btw-aangifte en fraudepreventie. Het doel van de witte kassa is om zwartwerk tegen te gaan en een eerlijker speelveld te creëren voor alle ondernemers in de sector.
